Los
gerentes y empleados de recursos humanos deben permanecer alerta a los tipos de capacitación que se requieren,
cuando se necesitan, quien los precisa y que métodos son mejores para dar a los
empleados el conocimiento, habilidades y capacidades necesarias. Para asegurar
que la capacitación sea oportuna y esta enfocada en los aspectos prioritarios,
los gerentes deben abandonar la evaluación de necesidades en forma sistemática,
utilizando tres tipos de análisis:
análisis organizacional, de tareas y de personas.
a)
Análisis
organizacional. Es la observación del entorno, estrategias y
recursos de la organización para definir
áreas en las cuales debe enfatizarse la capacitación. Los aspectos de políticas
económicas y públicas suelen tener un efecto generalizado en las necesidades de
capacitación de muchas organizaciones. Así, los programas de capacitación que
se enfocan en el manejo de acoso sexual que adoptan organizaciones.
b) Análisis de tareas. Este
análisis incluye revisar la descripción y las especificaciones del puesto para
identificar las actividades que se realizan en un puesto específico, así como
los conocimientos, habilidades y capacidades necesarios para ejecutar tales
actividades. Para llevar a cabo esta etapa es necesario enumerar todas las
tareas u obligaciones que se incluyen en
el puesto. Una vez comprendido de manera minuciosa, es posible definir el tipo
de desempeño requerido (por ejemplo, capacidad verbal, memoria, discriminación,
manipulación), junto con las habilidades y conocimientos. Sin embargo, a
semejanza del análisis de puestos, el análisis de tareas parece estarse
modificando el énfasis en una secuencia fija de tareas a los conjuntos más
flexibles capacidades requeridas para un desempeño superior.
c) Análisis de personas. Los
empelados requieren capacitación así como quienes no lo necesitan. La información
de la evaluación del desempeño suele usarse en el análisis de personas.
El análisis de la necesidad de capacitar
El
primer paso en la capacitación consiste en determinar qué tipo de capacitación
se requiere, en su caso. Su mayor tarea al determinar la necesidad de capacitar
a los empleados nuevos esta en determinar que entraña el trabajo y en
desglosarlo en subtareas, cada una de las cuales será enseñada al empleado
nuevo. La evaluación de la necesidad de capacitar a los empleados actuales
resulta más compleja, toda vez que también tendrá que decidir si la
capacitación es la solución o no. Por ejemplo, el desempeño podría haber bajado
porque las normas no están claras o porque la persona no está motivada.
El análisis de tareas y el análisis del
desempeño son dos formas básicas para identificar las necesidades de
capacitación. El análisis de tareas es adecuado en especial para
determinar las necesidades de
capacitación de los empleados nuevos en el trabajo.
El análisis del desempeño evalúa el
desempeño de los empleados actuales, con objeto de determinar si la
capacitación reduciría los problemas del desempeño, como materiales de desecho
excesivos o producción baja. Otras técnicas usadas para identificar la necesidad de capacitar
incluirían los informes de los supervisores, los registros de personal, las
solicitudes de la administración, las observaciones, las pruebas de
conocimientos de trabajo y las encuestas en forma de cuestionario.
El análisis de tareas: evolución de las
necesidades de capacitación de los
empleados nuevos.
El
análisis de tareas se usa para determinar la necesidad de capacitar a empleados
nuevos en su puesto. Es frecuente que se contrate a personal inexperto, sobre
todo en el caso de los trabajadores de niveles bajos, y después se les
capacite. En este caso, su objetivo es
desarrollar las habilidades y los conocimientos requeridos para un buen desempeño
y, por tanto, la capacitación suele estar fundamentada en el análisis de
las tareas. Este es un estudio detallado
del trabajo, a efecto de determinar las habilidades especificas que el trabajo
requiere, como soldar (en el caso de un obrero de montaje), o entrevistar (en
el caso de un supervisor).
El análisis del desempeño: determinar la
necesidad de capacitar a los empleados actuales.
El
análisis del desempeño significa constatar si existe una deficiencia
significativa en el desempeño, y en determinar si dicha deficiencia se
rectificara mediante capacitación o por otros medios (como transfiriendo al
empleado). El primer paso sería evaluar el desempeño del empleado, pues para
mejorarlo primero tendrá que comparar el desempeñoactual de la persona con el que
debería ser. Algunas deficiencias concretas del desempeño serian:
“Espero
que cada vendedor haga diez contactos
nuevos por semana, pero John solo alcanza un promedio de seis”.
“Otras
plantas, de nuestro tamaño, tienen un promedio máximo de dos accidentes graves
al mes; nuestro promedio es de cinco”.
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