Una vez decidido como alcanzar los objetivos
y establecida la política, se elabora un programa, esto es, se fijan
prioridades, secuencias, y se sincronizan los pasos a seguir con la consecución exitosa de las
metas en donde el factor tiempo debe quedar necesariamente incluido.
Los procedimientos tienen como fin
estandarizar los métodos a modo de obtener un máximo de seguridad y eficiencia
en la realización, intentan uniformar la conducta de los subordinados a fin de
predecirla con mayor precisión.
EL
INSTRUCTIVO:
Es un medio de comunicación que dirige la
organización a sus empleados. En él se establecen, paso a paso, los
procedimientos a seguir, indicando los
objetivos que persigue cada secuencia del procedimiento, las formas a utilizar,
el tramite a seguir etc.
CONTENIDO
Y FORMA:
Un instructivo debe ser elaborado para todas
y cada una de las funciones que afecten
a la mayor parte del personal, pues esta es la forma más segura de que la
comunicación resulte efectiva, de que se consiga fluidez en las operaciones.
REGLAMIENTO
INTERIOR DE TRABAJO
Es un instrumento de origen jurídico que
constituye gran ayuda para la administración de recursos humanos, puesto que
contiene disposiciones que obligan tanto a los trabajadores como a los patrones
y tiende a normar el desarrollo de los trabajos dentro de la organización.
COMENTARIOS:
En México la fracción I del artículo 424
habla de que el reglamento interior de trabajo se formulara mediante la
“participación de los representantes del personal y representantes de la dirección.”
La discusión deberá realizarse de forma
metódica. Es conveniente elegir un modelador
o presidente de debates y se recomienda sugerir que tal función la
realicen, en forma alternada, algún representante de la empresa y algún
representante de los trabajadores. El moderador o presidente de debates
electos podrá realizar sus funciones en
tanto este tratándose la misma materia del contenido del reglamento y cambiara
cuando cambie el tema en discusión mediante la aprobación del mismo por ambas
partes.
DIFUSION:
Como el reglamento interior de trabajo es
obligatorio para los trabajadores y para la organización, resulta conveniente y
obligatorio imprimirlo dotar a todos los
representantes de la organización y a todos los trabajadores de un ejemplar del mismo, además de fijarlo
en los lugares más visibles.
SISTEMAS
DE SUGERENCIAS Y QUEJAS:
Dar información y recibirla es uno de los
elementos más importantes para la autorización del individuo en la
organización: el ser humano requiere comunicar
y desea que se comuniquen con él.
SUGERENCIAS
CONVENIENCIA:
el
programa de sugerencias no solamente beneficia a la compañía, si no tiende a
enfocar la atención y el interés del empleado y a hacerlo consciente de que la
compañía reconoce la importancia de sus tareas diarias y está dispuesta a recompensarlo
para mejorar los métodos mediante los cuales aquellas se realizan.
ESTABLECIMIENTO: El
sistema de sugerencias mas practico y conocido es el llamado “de buzón”, el
empleado o trabajador somete a la consideración de los administradores del
programa su idea por escrito.
DIFUSION:
El
programa de sugerencias debe ser ampliamente difundido, si ha de esperarse que
de los resultados deseados.
ESTIMULOS:
Hemos
mencionado ya que las sugerencias pueden dividirse en dos grandes grupos. Es
recomendable que los premios para las sugerencias del valor calculado
representen un porcentaje razonable del ahorro que se obtendrá con la
implantación de la sugerencia durante un periodo.
QUEJAS:
La
queja es un medio más de comunicación ascendente y normalmente se genere por
tres razones:
A) desavenencias entre dos o más
trabajadores
B) desavenencias
entre uno o más empleados y uno o más supervisores.
C) inconformidad
con los trabajadores con alguno o algunos de los servicios o prestaciones que
contractualmente les otorga la organización
CONVENENCIA
DE UN PROCEDIMIENTO FORMAL: La queja suele ser un
elemento que bien manejado ayuda a evitar o a reducir en mucho los abusos, de
cualquier índole, de los trabajadores entre sí, de la supervisión con los
empleados y así mismo de un excelente termómetro para que la dirección conozca aquellos puntos en los cuales está
fallando.
1.8.5 Diseño del programa de capacitación
Es necesario diseñar el entorno de
aprendizaje necesario para aumentar el aprendizaje. El éxito de los programas
de capacitación depende de algo más que la capacidad de la organización para
identificar las necesidades y utilizarla para diseñar programas de capacitación de alto nivel. El
diseño de capacitación debe enfocarse en lo siguiente:
OBJETIVOS
DE LA CAPACITACIÓN. Describen las habilidades o los conocimientos
por adquirir, las actitudes que se deben
modificar o ambos.
DISPOSICIÓN
Y MOTIVACIÓN DE LA PERSONA. La motivación es una de las
dos condiciones para que el aprendizaje
influya en el éxito. La buena disposición se refiere a los factores de
madurez y experiencia que forman parte de sus antecedentes de capacitación.
Para que tengan un aprendizaje optimo, los participantes deben reconocer la
necesidad del conocimiento o habilidades nuevas, así como observar el deseo de
aprender mientras avanza la capacitación.
Las siguientes seis estrategias pueden servir:
1)
Utilizar
el refuerzo positivo.
2)
Utilizar
amenazas y castigos.
3)
Ser
flexible.
4)
Hacer
que los participantes establezcan metas personales.
5)
Diseñar
una instrucción interesante.
6)
Eliminar
obstáculos físicos y psicológicos de aprendizaje.
PRINCIPIOS
DE APRENDIZAJE. Un paso importante en esta transición
consiste en dar plena consideración a los principios psicológicos del
aprendizaje; esto es, las características de los programas de capacitación que
ayudan a los empleados a entender o apropiarse de materiales nuevos, hacer
conciencia de la importancia de esto en sus vidas y los transfieran de nuevo al
trabajo. Si se consideran todas las cosas,
es probable que los programas de capacitación sean más eficaces si
incorporan los siguientes principios de aprendizaje.
Establecimiento de metas. El
valor del establecimiento de metas para
el enfoque y la motivación de la conducta se extiende a la capacitación.
Significado de la presentación. Un
principio pedagógico señala que el material por aprender se debe presentar de
la manera más significativa posible.
Modelado. El
antiguo refrán “una imagen vale más que mil palabras” se aplica a la
capacitación. La utilización de modelos pueden adoptar muchas formas; por
ejemplo las demostraciones de la vida real.
Diferencias individuales.
Cada persona tiene su propia velocidad y forma de aprender. Por ejemplo, hay
quienes recuerdan la información después de escucharla.
Práctica activa y repetición.
Aquellos que las personas hacen todos los días se convierten en parte de un
repertorio de habilidades.
Aprendizaje global contra aprendizaje
desmenuzado. La mayoría de los puestos y tareas pueden
dividirse en partes que permiten mayor análisis. Así, determinar la manera más
eficaz de completar cada sección ofrece una base para dar instrucciones.
Aprendizaje masificado o aprendizaje distribuido.
Otro factor que determina la eficacia de la capacitación es la cantidad de
tiempo que se dedica a la práctica en una sesión.
Retroalimentación y comunicación del
avance. A medida que avanza la capacitación de un empleado, es
posible mantener la motivación e incluso aumentándola informándole del avance.
Recompensas y esfuerzo.
Otras formas de reforzamiento pueden fortalecer la respuesta de un
participante. La recompensa y el esfuerzo pueden ser la aprobación gerencial,
la sensación de logro que sigue al desempeño o quizá la simple confirmación en
la instrucción programada de que la respuesta es correcta.
CARACTERISTICAS
DE LOS INSTRUCTORES. El éxito de cualquier esfuerzo de
capacitación depende en gran medida de las habilidades pedagógicas y las características
personales de los responsables de la capacitación. La siguiente es una lista
breve de las características deseables:
ü Conocimiento del tema. Los
empleados esperan que los instructores conozcan su tema a profundidad y que
demuestren ese conocimiento.
ü Adaptabilidad. Algunas
personas aprenden más rápido o más lento que los demás y la instrucción debe
concordar con la capacidad de aprendizaje del participante.
ü Sinceridad. Las
participantes aprecian la sinceridad en los instructores.
ü Sentido del humor. El
aprendizaje puede ser divertido; con mucha frecuencia es posible explicar algo
con una historia o anécdota.
ü Interés. Los
buenos instructores tienen un agudo interés en el tema que enseñan.
ü Cátedras claras. La
capacitación se logra con mayor rapidez y se retiene durante más tiempo cuando
los instructores imparten cátedras más claras.
ü Asistencia individual. Cuando
trabajan con más de un participante, los instructores exitosos siempre dan
apoyo individual.
ü Entusiasmo. Una
representación dinámica y una personalidad entusiasta muestran a los
participantes que el instructor disfruta de la capacitación.
No hay comentarios:
Publicar un comentario